1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Helvorniq (nachfolgend „wir“ genannt) verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb des Online-Shops, der Bearbeitung von Bestellungen und der Kommunikation mit Kunden.
Für Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie zur Wahrnehmung datenschutzrechtlicher Rechte stehen folgende Kontaktdaten zur Verfügung:
Internationaler Servicebereich / Rücksendelager
Kontaktadresse：4-7-2 Shimoshimo-Hira, Urushizawa, Jōhōji-chō, Stadt Ninohe, Präfektur Iwate 28-6831, Japen
Kundenservice-E-Mail：mail@helvorniq.com
Kundenservice-Telefon：+81 80-6284-9517
2. Grundsätze der Verarbeitung
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie angemessener Sicherheit berücksichtigt.
Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, der für den jeweiligen vorgesehenen Zweck erforderlich ist oder für den eine gesetzliche Grundlage besteht.
Die konkrete Verarbeitung kann sich nach Art und Umfang der Nutzung des Online-Shops unterscheiden.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen einer Bestellung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Vor- und Nachname, Rechnungs- und Lieferadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bestellnummer, Angaben zu bestellten Möbeln, Zahlungsinformationen, Informationen zu Rückgaben und Erstattungen sowie Angaben aus der Kommunikation mit dem Kundenservice.
Beim Aufruf und bei der technischen Nutzung des Online-Shops können außerdem technische Informationen verarbeitet werden. Dazu können beispielsweise IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, verwendetes Endgerät und technische Protokolldaten gehören.
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt vom jeweiligen Nutzungsvorgang ab.
4. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann insbesondere für folgende Zwecke erfolgen:
Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen, Zuordnung von Zahlungen, Organisation der Zustellung, Bearbeitung von Rückgaben und Erstattungen, Bearbeitung von Umtauschanfragen, Beantwortung von Kundenanfragen, technische Bereitstellung des Online-Shops, Gewährleistung der Systemsicherheit sowie Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
Personenbezogene Daten können außerdem verarbeitet werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.
5. Rechtsgrundlagen
Soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Kaufvertrags oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage dienen.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist, kann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO maßgeblich sein.
Eine Verarbeitung kann außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen, wenn sie zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen.
Soweit für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
6. Zahlungsbezogene Daten
Im Online-Shop können Visa, Mastercard und Discover als Zahlungsmöglichkeiten angeboten werden.
Für die Durchführung und Zuordnung einer Zahlung können die hierfür notwendigen Informationen verarbeitet werden. Welche Zahlungsdaten verarbeitet und wie lange diese gespeichert werden, kann vom jeweiligen Zahlungsvorgang und den hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen abhängen.
Gesetzlich erforderliche Aufzeichnungen können innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
7. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Bestellungen
Für die Bearbeitung einer Bestellung werden die zur Vertragsabwicklung erforderlichen Angaben verwendet.
Hierzu können insbesondere Name, Lieferadresse, Kontaktdaten, Bestellinformationen und Angaben zum Zahlungsstatus gehören.
Die Verarbeitung ermöglicht unter anderem die Zuordnung der Bestellung, die Bearbeitung von Anfragen sowie die Abwicklung von Rückgabe-, Erstattungs- und Umtauschvorgängen.
8. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Personenbezogene Daten können im erforderlichen Umfang an Empfänger übermittelt werden, wenn dies für den jeweiligen Zweck notwendig ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Je nach Verarbeitungsvorgang können hierzu insbesondere Zahlungsabwickler, Transportdienstleister, technische Dienstleister für den Betrieb und die Sicherheit des Online-Shops sowie zuständige Behörden gehören.
Dabei soll die Übermittlung auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten beschränkt werden.
9. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfindet, werden die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen berücksichtigt.
Je nach konkretem Verarbeitungsort können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO relevant sein.
Informationen zu einer konkreten Datenübermittlung und den hierfür vorgesehenen Schutzmaßnahmen können im Rahmen der gesetzlichen Informationspflichten bereitgestellt werden.
10. Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur für den Zeitraum gespeichert, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung bestimmter Informationen erforderlich machen. Dies betrifft insbesondere Unterlagen, die aufgrund handels- oder steuerrechtlicher Vorschriften aufzubewahren sind.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist können die betreffenden Daten gelöscht werden, sofern keine andere gesetzliche Grundlage für eine weitere Speicherung besteht.
11. Rechte der betroffenen Person
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können betroffene Personen verschiedene Rechte hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten haben.
Dazu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten sowie das Recht auf Löschung.
Unter bestimmten Voraussetzungen besteht außerdem ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kann auch ein Recht auf Datenübertragbarkeit bestehen.
Darüber hinaus kann unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen bestimmte Verarbeitungen bestehen.
12. Widerruf einer Einwilligung
Beruht eine Verarbeitung auf einer erteilten Einwilligung, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Der Widerruf kann über die verfügbaren Kontaktmöglichkeiten erklärt werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Eingang des Widerrufs auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist, bleibt davon unberührt.
13. Auskunft und Identitätsprüfung
Anfragen zur Auskunft oder zur Ausübung anderer Datenschutzrechte können per E-Mail an mail@helvorniq.com gerichtet werden.
Um sicherzustellen, dass personenbezogene Informationen nicht an eine unberechtigte Person übermittelt werden, kann im Rahmen einer Anfrage eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.
Die hierfür erhobenen Informationen werden nur verwendet, soweit dies zur Prüfung und Bearbeitung des jeweiligen Antrags erforderlich ist.
14. Bearbeitung von Datenschutzanfragen
Anträge zur Ausübung der Datenschutzrechte werden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen bearbeitet.
Falls die Bearbeitung aufgrund der Komplexität oder Anzahl der Anträge mehr Zeit erfordert und eine gesetzliche Verlängerung zulässig ist, kann die betroffene Person innerhalb der dafür vorgesehenen Frist über die weitere Bearbeitung informiert werden.
15. Datensicherheit
Zum Schutz personenbezogener Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt beziehungsweise können eingesetzt werden.
Hierzu können unter anderem Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, sichere Authentifizierungsverfahren, Verschlüsselung und technische Überwachungsmaßnahmen gehören.
Die Auswahl und Anpassung der Sicherheitsmaßnahmen kann sich am jeweiligen Risiko, an der Art der Datenverarbeitung und am aktuellen Stand der Technik orientieren.
16. Datenschutz bei der Kommunikation
Wenn eine Person per E-Mail oder telefonisch Kontakt aufnimmt, können die im Rahmen der Kommunikation mitgeteilten personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Hierzu können Name, Kontaktdaten, Bestellnummer und die in der Anfrage enthaltenen Informationen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens und, soweit erforderlich, zur weiteren Durchführung eines bestehenden Vertragsverhältnisses oder zur Wahrung gesetzlicher Rechte.
17. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder einer vergleichbar erheblichen Beeinträchtigung wird nicht als allgemeiner Bestandteil der Bearbeitung von Bestellungen vorgesehen.
Soweit eine Verarbeitung künftig eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO einschließen sollte, werden die hierfür geltenden Informations- und Schutzanforderungen berücksichtigt.
18. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, des Arbeitsplatzes oder des Orts eines mutmaßlichen Verstoßes eingereicht werden.
Die Ausübung dieses Rechts ist unabhängig von der Möglichkeit, sich zunächst direkt an uns zu wenden.
19. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich gesetzliche Anforderungen, technische Abläufe, Verarbeitungszwecke oder andere relevante Umstände ändern.
Für die jeweilige Datenverarbeitung gelten die zum maßgeblichen Zeitpunkt bereitgestellten Informationen, soweit gesetzlich nichts anderes vorgesehen ist.
Eine aktualisierte Fassung kann im Online-Shop veröffentlicht werden.